Популярным инструментом для многих пользователей интернета остается электронная почта. Данная технология обеспечивает простой обмен информацией и универсальна для разных устройств и программного обеспечения, а количество пользователей в разы превышает аудиторию любой из социальных сетей. При грамотном использовании e-mail становится мощным инструментом вашего бизнеса.
Что такое
Корпоративная почта — это электронная почта, которая расположена на корпоративном домене компании и доступна только для сотрудников. Она отличается от личной почты тем, что после символа «@» в ней указан домен* организации, например, myname@company.com. Доменное имя выступает одним из элементов фирменного стиля вашей компании в интернете, несет определенную смысловую нагрузку (помогает идентифицировать компанию и её продукты, отражает основные ценности компании).

Как создать корпоративную почту со своим доменом
*Домен — это уникальное название сайта или другого ресурса в интернете. Доменное имя пользователи вводят в адресной строке браузера, чтобы открыть определённый интернет-портал или страницу. Домены состоят из нескольких уровней, разделённых точками. Первый уровень указывает на страну или тематику сайта (например, .com, .org, .info). Второй уровень — это уникальное имя сайта, которое выбирает его владелец.
Домен может быть частью фирменного стиля, так как он помогает идентифицировать компанию и её продукты в интернете. Фирменный стиль включает в себя визуальные элементы, такие как логотип, цветовая гамма и шрифты, а также доменное имя. Доменное имя должно соответствовать фирменному стилю и отражать основные ценности и позиционирование компании.
Применение
Электронная почта нужна предприятиям и организациям для общения с внешним миром и удалёнными подразделениями. Через неё отправляют бухгалтерские документы, счета, проекты договоров, коммерческие предложения и рекламные письма. Хорошая работа почты важна для нормального функционирования компании и её эффективности. Корпоративная почта помогает бизнесу в решении ряда задач:
- Безопасность. Защита данных компании и предотвращение утечки информации (такими методами как шифрование данных, аутентификация, антивирусная защита, резервное копирование, фильтрация входящей почты).
- Взаимодействие внутри компании. Это позволяет разделить личное общение и обеспечить более надёжную защиту коммерческой информации. Такой подход облегчает контроль за выполнением поставленных задач.
- Администрирование. Управление почтовыми аккаунтами компании, восстановление удалённых писем и блокировка профилей.
- Дополнительные функции. Иногда удобнее прикреплять небольшое количество файлов к электронному письму, особенно если они требуют комментариев и сохранения истории переписки.Сотрудникам не приходится переключаться на другие хранилища данных. Создание общих папок, календарей, автоматическая сортировка писем и интеграция с другими сервисами.
- Взаимодействие с клиентами. Создаётся специальный адрес для отдела оптовых и розничных продаж и обслуживания. Этот ящик интегрируется с CRM, и каждое обращение превращается в лид или обновляет данные о клиенте.
- Email-маркетинг. Для организации массовых рассылок, необходимо использовать корпоративную почту. Настройка рассылок с обычных почтовых ящиков невозможна, так как почтовые провайдеры будут считать такие письма спамом и блокировать почтовые ящики. При правильной настройке корпоративной почты все письма дойдут до адресатов.
- Создание профессионального имиджа. Использование корпоративной почты с доменным именем укрепляет доверие партнёров. Если у компании есть собственный домен, она может создать почтовые ящики для сотрудников прямо на нём. В этом случае все адреса будут одинаковыми, и клиенты сразу поймут, что отвечают им представители одной фирмы.

Как создать корпоративную почту
Несколько советов по использованию корпоративной почты:
- Используйте единый домен в адресах электронной почты сотрудников, чтобы улучшить имидж компании и упростить коммуникацию.
- Настройте индивидуальные почтовые ящики для отделов и филиалов, чтобы повысить эффективность работы.
- Если у вас нет своего домена, воспользуйтесь почтовым сервисом, таким как Яндекс 360 для бизнеса, Mail.Ru, которые предоставляет гибкое дисковое пространство, индивидуальные настройки и встроенную антивирусную защиту.
- Установите мобильное приложение для доступа к почте на телефоне или домашнем компьютере, чтобы иметь возможность работать в любом удобном месте.
- Настройте автоматическую фильтрацию и переадресацию писем для повышения безопасности и удобства работы.
Преимущества
Корпоративная почта используется сотрудниками исключительно в интересах организации. Если компании необходимо отправлять массовые электронные письма, снижать количество спама и повышать безопасность переписки, использование обычной электронной почты может быть неэффективным. Такая почта может быть заблокирована почтовыми провайдерами, а мошенники могут взломать её. В этом случае рекомендуется завести корпоративную электронную почту, что позволит вам обеспечить компании:
- Лояльность пользователей: доменное имя повышает доверие к рассылкам с официального email компании. Поэтому такие письма открывают чаще.
- Защита от злоумышленников: недоброжелатели могут выдавать себя за сотрудников известных компаний, используя телефонное мошенничество или электронные письма. Наличие собственного email-адреса у компании помогает клиентам распознать мошеннические письма, так как они будут приходить с незнакомого адреса.
- Контроль переписки: позволяет организациям контролировать содержание и направление деловой корреспонденции.
- Интеграция с CRM и ERP: упрощает управление взаимоотношениями с клиентами и планирование ресурсов предприятия.
- Создание бизнес-почты: позволяет сотрудникам использовать единый адрес электронной почты для компании, упрощая коммуникацию и повышая эффективность работы.
- Безопасность: корпоративные почтовые сервисы обеспечивают высокий уровень защиты от взлома и вирусов, а также защиту от спама и нежелательных сообщений.
- Централизованное управление: руководители компаний и отделов могут контролировать доступ к почтовым ящикам, устанавливать политики и процедуры безопасности.
- Узнаваемостьбренда: преимущество заключается в том, что даже если получатель не откроет письмо, он может увидеть название компании. Ведь когда человек часто встречает одно и то же название, это помогает ему лучше запомнить бренд.
Как создать
Все зависит от ресурсов вашего бизнеса. Существует несколько вариантов создания корпоративной почты:
- Использование того же хостинга, что и сайт компании. Подходит для небольших коллективов.
- Настройка электронной почты на собственном сервере. Обеспечивает идеальную настройку под нужды компании, но требует больших затрат и найма специалистов.
- Использование почтовых сервисов, таких как Яндекс, Gmail или Google Workspace. Можно создать корпоративную почту бесплатно, но с ограниченным функционалом. Платные тарифы предлагают дополнительные опции и возможности. К сожалению, бесплатных предложений становится все меньше и меньше.
- Использование сервисов электронной почты, интегрированных с другими инструментами, такими как Active Directory, облачное хранилище, мессенджеры и календари.

Можно ли создать бесплатную корпоративную почту в 2025? В России все больше сервисов переводят корпоративных клиентов на платные тарифы обслуживания.
*Для хакеров корпоративная почта является идеальным способом атаковать компанию и проникнуть в её инфраструктуру. Для защиты почтового сервера от нежелательных рассылок, вредоносных вложений и фишинга необходимо использовать специальное программное обеспечение.
Если вы располагаете хостингом или своим сервером, то можно создать собственную почтовую систему, настроить веб-интерфейс. Как правило, этот вариант часто выбирают компании, которым требуется большое количество почтовых ящиков для сотрудников или индивидуальные настройки, например, усиление безопасности.
Основные требования к созданию корпоративной почты включают:
- Связь с бизнес-процессами: настройка системы в соответствии со структурой компании, порядком карьерного роста и необходимостью контроля переписки руководителей.
- Обезличенность единичных должностей: использование должностей вместо имён сотрудников для упрощения коммуникации и сохранения единообразия.
- Одинаковый механизм создания почты для сотрудников на типовых должностях: выбор простого и понятного механизма для идентификации сотрудников.
- Отдельные почтовые ящики для наиболее важных задач: создание отдельных ящиков для решения конкретных задач упрощает процесс и улучшает эффективность работы.
- Не создавайте почту, если она не нужна: избегайте избыточных почтовых ящиков, чтобы избежать путаницы и потери времени на поиск нужной информации.
Сервисы
Самыми популярными в России почтовыми сервисами для создания корпоративной почты являются:
- Yandex.Mail — российский сервис, который предлагает бесплатные домены и почтовые ящики, а также платные тарифы с расширенными возможностями.
*Существует веб-ресурс “Яндекс 360 для бизнеса” — это пространство, в котором может удалённо работать вся команда фирмы. Оно включает в себя восемь сервисов: электронная почта, диск (облачное хранилище файлов), телемост (сервис для видеозвонков), документы, календарь, мессенджер, заметки и рассылки. Эти инструменты связаны между собой, и работа с ними упрощается благодаря единому интерфейсу.
В корпоративной почте в Яндекс 360 для бизнеса домен организации заменяет домен почтового сервиса, например, @minutka.ru. Такая почта подходит для компаний с разным количеством сотрудников и отделов.
- “Google Workspace” (ранее G Suite) — это набор облачных сервисов, предоставляемых компанией Google для организаций и групп людей. Он включает в себя такие продукты, как Gmail, Google Диск, Google Docs, Google Calendar, Google Meet и другие. Google Workspace предлагает различные пакеты услуг, в том числе базовый бесплатный пакет с ограниченными функциями и профессиональный пакет за дополнительную плату.
- Microsoft Exchange — это корпоративный почтовый сервис, разработанный Microsoft. Он предназначен для организаций и предприятий, которые хотят управлять электронной почтой, календарем, контактами и задачами своих сотрудников в рамках одной платформы. Основные возможности Microsoft Exchange включают:
- Управление электронной почтой: пользователи могут отправлять и получать письма, настраивать фильтры и правила обработки сообщений.
- Календарь: возможность создавать и редактировать события, приглашать участников, просматривать историю встреч.
- Контакты: хранение информации о контактах, их организация и быстрый доступ к данным.
- Задачи: создание и отслеживание задач, назначение ответственных, установка сроков выполнения.
- Интеграция с Active Directory: синхронизация данных пользователей с каталогом Active Directory для упрощения управления учётными записями.
- Безопасность: шифрование данных, двухфакторная аутентификация, контроль доступа к информации.
- Масштабируемость: поддержка большого количества пользователей и одновременной работы нескольких почтовых ящиков.
- Microsoft Exchange интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как SharePoint, Lync и Office 365, что облегчает совместную работу и управление информацией внутри организации.
- Zimbra — бесплатный и открытый исходный код почтового сервера, который поддерживает различные операционные системы и предлагает интеграцию с LDAP, IMAP и POP3.
- Horde — свободный и открытый исходный код почтового сервера, поддерживающего различные операционные системы и предлагающего интеграцию с LDAP, IMAP и POP3.
- Sendinblue — сервис для маркетинга и электронной почты, который предлагает бесплатные и платные планы, а также интеграцию с CRM и аналитикой.
- Zoho Mail — сервис для электронной почты и совместной работы, который предлагает бесплатные и платные планы, а также интеграцию с CRM и другими приложениями.
- Protonmail — зашифрованный почтовый сервис, который обеспечивает конфиденциальность и защиту данных, предлагая бесплатные и платные планы.
- Fastmail — зашифрованный почтовый сервис, который обеспечивает конфиденциальность и защиту данных, предлагая бесплатные и платные планы.
Заключение
Для достижения максимальной эффективности в работе с корпоративной почтой рекомендуем Вам выполнить основные требования к настройке:
1. Создание отдельного email для каждого отдела или сотрудника.
2. Наличие мессенджера и «облаков» для быстрой коммуникации и обмена файлами.
3. Возможность массовых рассылок рекламных сообщений.
4. Поддержка порядка в переписке и избежание потери важных писем.
5. Доверие со стороны клиентов и партнёров благодаря корпоративному адресу.
6. Простота настройки и использования, например, через почтовые службы Mail.ru или Яндекс.