8 800 550 20 28 кнопка вызова мобильного меню
кнопка закрытия мобильного меню

Корпоративная почта для бизнеса

eye 56

Популярным инструментом для многих пользователей интернета остается электронная почта. Данная технология обеспечивает простой обмен информацией и универсальна для разных устройств и программного обеспечения, а количество пользователей в разы превышает аудиторию любой из социальных сетей. При грамотном использовании e-mail становится мощным инструментом вашего бизнеса.

Что такое

Корпоративная почта — это электронная почта, которая расположена на корпоративном домене компании и доступна только для сотрудников. Она отличается от личной почты тем, что после символа «@» в ней указан домен* организации, например, myname@company.com. Доменное имя выступает одним из элементов фирменного стиля вашей компании в интернете, несет определенную смысловую нагрузку (помогает идентифицировать компанию и её продукты, отражает основные ценности компании).

Как создать корпоративную почту - блог kvokka.com

Как создать корпоративную почту со своим доменом

*Домен — это уникальное название сайта или другого ресурса в интернете. Доменное имя пользователи вводят в адресной строке браузера, чтобы открыть определённый интернет-портал или страницу. Домены состоят из нескольких уровней, разделённых точками. Первый уровень указывает на страну или тематику сайта (например, .com, .org, .info). Второй уровень — это уникальное имя сайта, которое выбирает его владелец.

Домен может быть частью фирменного стиля, так как он помогает идентифицировать компанию и её продукты в интернете. Фирменный стиль включает в себя визуальные элементы, такие как логотип, цветовая гамма и шрифты, а также доменное имя. Доменное имя должно соответствовать фирменному стилю и отражать основные ценности и позиционирование компании.

Применение

Электронная почта нужна предприятиям и организациям для общения с внешним миром и удалёнными подразделениями. Через неё отправляют бухгалтерские документы, счета, проекты договоров, коммерческие предложения и рекламные письма. Хорошая работа почты важна для нормального функционирования компании и её эффективности. Корпоративная почта помогает бизнесу в решении ряда задач:

  1. Безопасность. Защита данных компании и предотвращение утечки информации (такими методами как шифрование данных, аутентификация, антивирусная защита, резервное копирование, фильтрация входящей почты).
  2. Взаимодействие внутри компании. Это позволяет разделить личное общение и обеспечить более надёжную защиту коммерческой информации. Такой подход облегчает контроль за выполнением поставленных задач.
  3. Администрирование. Управление почтовыми аккаунтами компании, восстановление удалённых писем и блокировка профилей.
  4. Дополнительные функции. Иногда удобнее прикреплять небольшое количество файлов к электронному письму, особенно если они требуют комментариев и сохранения истории переписки.Сотрудникам не приходится переключаться на другие хранилища данных. Создание общих папок, календарей, автоматическая сортировка писем и интеграция с другими сервисами.
  5. Взаимодействие с клиентами. Создаётся специальный адрес для отдела оптовых и розничных продаж и обслуживания. Этот ящик интегрируется с CRM, и каждое обращение превращается в лид или обновляет данные о клиенте.
  6. Email-маркетинг. Для организации массовых рассылок, необходимо использовать корпоративную почту. Настройка рассылок с обычных почтовых ящиков невозможна, так как почтовые провайдеры будут считать такие письма спамом и блокировать почтовые ящики. При правильной настройке корпоративной почты все письма дойдут до адресатов.
  7. Создание профессионального имиджа. Использование корпоративной почты с доменным именем укрепляет доверие партнёров. Если у компании есть собственный домен, она может создать почтовые ящики для сотрудников прямо на нём. В этом случае все адреса будут одинаковыми, и клиенты сразу поймут, что отвечают им представители одной фирмы.
Как сделать корпоративную почту - блог kvokka.com

Как создать корпоративную почту

Несколько советов по использованию корпоративной почты:

  • Используйте единый домен в адресах электронной почты сотрудников, чтобы улучшить имидж компании и упростить коммуникацию.
  • Настройте индивидуальные почтовые ящики для отделов и филиалов, чтобы повысить эффективность работы.
  • Если у вас нет своего домена, воспользуйтесь почтовым сервисом, таким как Яндекс 360 для бизнеса, Mail.Ru, которые предоставляет гибкое дисковое пространство, индивидуальные настройки и встроенную антивирусную защиту.
  • Установите мобильное приложение для доступа к почте на телефоне или домашнем компьютере, чтобы иметь возможность работать в любом удобном месте.
  • Настройте автоматическую фильтрацию и переадресацию писем для повышения безопасности и удобства работы.

Преимущества

Корпоративная почта используется сотрудниками исключительно в интересах организации. Если компании необходимо отправлять массовые электронные письма, снижать количество спама и повышать безопасность переписки, использование обычной электронной почты может быть неэффективным. Такая почта может быть заблокирована почтовыми провайдерами, а мошенники могут взломать её. В этом случае рекомендуется завести корпоративную электронную почту, что позволит вам обеспечить компании:

  • Лояльность пользователей: доменное имя повышает доверие к рассылкам с официального email компании. Поэтому такие письма открывают чаще.
  • Защита от злоумышленников: недоброжелатели могут выдавать себя за сотрудников известных компаний, используя телефонное мошенничество или электронные письма. Наличие собственного email-адреса у компании помогает клиентам распознать мошеннические письма, так как они будут приходить с незнакомого адреса.
  • Контроль переписки: позволяет организациям контролировать содержание и направление деловой корреспонденции.
  • Интеграция с CRM и ERP: упрощает управление взаимоотношениями с клиентами и планирование ресурсов предприятия.
  • Создание бизнес-почты: позволяет сотрудникам использовать единый адрес электронной почты для компании, упрощая коммуникацию и повышая эффективность работы.
  • Безопасность: корпоративные почтовые сервисы обеспечивают высокий уровень защиты от взлома и вирусов, а также защиту от спама и нежелательных сообщений.
  • Централизованное управление: руководители компаний и отделов могут контролировать доступ к почтовым ящикам, устанавливать политики и процедуры безопасности.
  • Узнаваемостьбренда: преимущество заключается в том, что даже если получатель не откроет письмо, он может увидеть название компании. Ведь когда человек часто встречает одно и то же название, это помогает ему лучше запомнить бренд.

Как создать

Все зависит от ресурсов вашего бизнеса. Существует несколько вариантов создания корпоративной почты:

  1. Использование того же хостинга, что и сайт компании. Подходит для небольших коллективов.
  2. Настройка электронной почты на собственном сервере. Обеспечивает идеальную настройку под нужды компании, но требует больших затрат и найма специалистов.
  3. Использование почтовых сервисов, таких как Яндекс, Gmail или Google Workspace. Можно создать корпоративную почту бесплатно, но с ограниченным функционалом. Платные тарифы предлагают дополнительные опции и возможности. К сожалению, бесплатных предложений становится все меньше и меньше.
  4. Использование сервисов электронной почты, интегрированных с другими инструментами, такими как Active Directory, облачное хранилище, мессенджеры и календари.
Что такое корпоративная почта - блог kvokka.com

Можно ли создать бесплатную корпоративную почту в 2025? В России все больше сервисов переводят корпоративных клиентов на платные тарифы обслуживания.

*Для хакеров корпоративная почта является идеальным способом атаковать компанию и проникнуть в её инфраструктуру. Для защиты почтового сервера от нежелательных рассылок, вредоносных вложений и фишинга необходимо использовать специальное программное обеспечение.

Если вы располагаете хостингом или своим сервером, то можно создать собственную почтовую систему, настроить веб-интерфейс. Как правило, этот вариант часто выбирают компании, которым требуется большое количество почтовых ящиков для сотрудников или индивидуальные настройки, например, усиление безопасности.

Основные требования к созданию корпоративной почты включают:

  • Связь с бизнес-процессами: настройка системы в соответствии со структурой компании, порядком карьерного роста и необходимостью контроля переписки руководителей.
  • Обезличенность единичных должностей: использование должностей вместо имён сотрудников для упрощения коммуникации и сохранения единообразия.
  • Одинаковый механизм создания почты для сотрудников на типовых должностях: выбор простого и понятного механизма для идентификации сотрудников.
  • Отдельные почтовые ящики для наиболее важных задач: создание отдельных ящиков для решения конкретных задач упрощает процесс и улучшает эффективность работы.
  • Не создавайте почту, если она не нужна: избегайте избыточных почтовых ящиков, чтобы избежать путаницы и потери времени на поиск нужной информации.

Сервисы

Самыми популярными в России почтовыми сервисами для создания корпоративной почты являются:

  • Yandex.Mail — российский сервис, который предлагает бесплатные домены и почтовые ящики, а также платные тарифы с расширенными возможностями.

*Существует веб-ресурс “Яндекс 360 для бизнеса” — это пространство, в котором может удалённо работать вся команда фирмы. Оно включает в себя восемь сервисов: электронная почта, диск (облачное хранилище файлов), телемост (сервис для видеозвонков), документы, календарь, мессенджер, заметки и рассылки. Эти инструменты связаны между собой, и работа с ними упрощается благодаря единому интерфейсу.

В корпоративной почте в Яндекс 360 для бизнеса домен организации заменяет домен почтового сервиса, например, @minutka.ru. Такая почта подходит для компаний с разным количеством сотрудников и отделов.

  • Google Workspace” (ранее G Suite) — это набор облачных сервисов, предоставляемых компанией Google для организаций и групп людей. Он включает в себя такие продукты, как Gmail, Google Диск, Google Docs, Google Calendar, Google Meet и другие. Google Workspace предлагает различные пакеты услуг, в том числе базовый бесплатный пакет с ограниченными функциями и профессиональный пакет за дополнительную плату.
  • Microsoft Exchange — это корпоративный почтовый сервис, разработанный Microsoft. Он предназначен для организаций и предприятий, которые хотят управлять электронной почтой, календарем, контактами и задачами своих сотрудников в рамках одной платформы. Основные возможности Microsoft Exchange включают:
  1. Управление электронной почтой: пользователи могут отправлять и получать письма, настраивать фильтры и правила обработки сообщений.
  2. Календарь: возможность создавать и редактировать события, приглашать участников, просматривать историю встреч.
  3. Контакты: хранение информации о контактах, их организация и быстрый доступ к данным.
  4. Задачи: создание и отслеживание задач, назначение ответственных, установка сроков выполнения.
  5. Интеграция с Active Directory: синхронизация данных пользователей с каталогом Active Directory для упрощения управления учётными записями.
  6. Безопасность: шифрование данных, двухфакторная аутентификация, контроль доступа к информации.
  7. Масштабируемость: поддержка большого количества пользователей и одновременной работы нескольких почтовых ящиков.
  8. Microsoft Exchange интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как SharePoint, Lync и Office 365, что облегчает совместную работу и управление информацией внутри организации.
  • Zimbra — бесплатный и открытый исходный код почтового сервера, который поддерживает различные операционные системы и предлагает интеграцию с LDAP, IMAP и POP3.
  • Horde — свободный и открытый исходный код почтового сервера, поддерживающего различные операционные системы и предлагающего интеграцию с LDAP, IMAP и POP3.
  • Sendinblue — сервис для маркетинга и электронной почты, который предлагает бесплатные и платные планы, а также интеграцию с CRM и аналитикой.
  • Zoho Mail — сервис для электронной почты и совместной работы, который предлагает бесплатные и платные планы, а также интеграцию с CRM и другими приложениями.
  • Protonmail — зашифрованный почтовый сервис, который обеспечивает конфиденциальность и защиту данных, предлагая бесплатные и платные планы.
  • Fastmail — зашифрованный почтовый сервис, который обеспечивает конфиденциальность и защиту данных, предлагая бесплатные и платные планы.

Заключение

Для достижения максимальной эффективности в работе с корпоративной почтой рекомендуем Вам выполнить основные требования к настройке:

1. Создание отдельного email для каждого отдела или сотрудника.

2. Наличие мессенджера и «облаков» для быстрой коммуникации и обмена файлами.

3. Возможность массовых рассылок рекламных сообщений.

4. Поддержка порядка в переписке и избежание потери важных писем.

5. Доверие со стороны клиентов и партнёров благодаря корпоративному адресу.

6. Простота настройки и использования, например, через почтовые службы Mail.ru или Яндекс.


Данный сайт использует cookie-файлы, а также собирает данные об IP-адресе и местоположении с целью предоставления наиболее корректной информации по Вашему запросу. Продолжая использовать данный ресурс, Вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.